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１. 移転目的の明確化
移転には「広く使用したい」「コストを抑えたい」等の目的があるものの、多くの物件を見ていると混乱し目的とずれた物件を選んでしまうことがあります。
満足度の高い移転を実現する為には、新オフィスに対する要望を予め賃料・広さ・立地等々の条件をきちんと整理して優先順位をつけておく事が必要です。
2. マスタースケジュールの立案
移転には、様々な工事や作業がつきものであり、計画当初よりきっちりとしたスケジュールを組むのはなかなか難しいものです。
初期段階では、解約予告期間から逆算した
移転希望日をもとに大まかな予定を組み、詳細は後から詰めていくようにすることをお勧めします。
後で作業時間が足りなくならないように、この段階で余裕を持たせることが大切です。
3. 現オフィスの解約期間の確認
オフィスの契約を解除するには、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務つけられており、解約希望日の半年以上前という場合がほとんどです。
当然のことながら解約日までは賃料を支払うことになるので、新オフィスと現オフィス両方の賃料を二重に支払うような事態は避けたいところです。
現オフィスの契約書を再度確認し、解約・退去に関する契約内容を掌握しておくことが大切です。
4. 情報収集・物件選定
広さは、現オフィスを参考にしながら詰めていくのが基本ですが、仮に増員を見越した移転の場合の専有面積は、従業員一人当たり10.12㎡で換算すると会議室や役員室なども含めた目安となります。
契約面積に関しては、｢フロア貸し｣｢共用部含まず｣といったように執務スペースの有効範囲が物件により異なりますので、予め物件情報を確認しておくことが大切です。
相場は、立地条件により変わりますので、不動産会社等で確認し、必要な広さと賃料のバランスを考えた物件選定を心掛けましょう。
5. 設備・仕様や立地等の現状確認
物件の候補が絞られてきたら下見を行います。設備・仕様では、空調の吹出し口がどこにあるのか、セキュリティ対策は万全であるか（もしくは後からの導入は可能であるか）、IT関連設備に対応しやすい二重床構造になっているか等を確認しておく必要があります。尚、参考として同ビルに入居している他のテナントの様子も確認できると良いでしょう。立地としては、最寄駅からの経路や所要時間等を確認しておくことをお勧めします。
6. 移転にかかる諸費用
■契約に必要な費用
■各工事費用
■什器購入費用
■引越費用
■廃棄物処理費用
■原状回復費用
■その他雑費
7. 移転費用の予算取り
工事内容等は、レイアウトを決めた後も追加や変更が発生するケースが多い為、初期段階で概算予算の算出を行う場合には、各費用を多めに算出しておくのが無難です。
費用が発生する工程に見落としがないかチェックし、各業者からの見積内容についても詳しく確認しておきましょう。
移転後すぐに通常業務を行える状態がベストですが、追加什器や備品等は後からでもあまり問題になりません。設備的な面と体外的な面に重点を置きチェックするとスムーズに進行できます。
8. 実施スケジュールの確定
スケジュールの詳細を確定していく為には、最初に社内で担当者を決めて各会社と移転先の工事内容を詰め、必要な日数を割り出す必要があります。工事日は、依頼する工事会社だけではなく、移転先のビル管理会社との打合せも必要な場合がありますので事前に確認することをお勧めします。
工事は、内装や電気配線、通信など多岐にわたります。作業内容によっては複数の工事を同時に進行できない場合がありますので注意が必要です。新規に什器を購入する場合は、制作や取寄せに数週間掛かることもあるので注意が必要です。
什器の移動作業や各種工事の他、什器の納期も考慮して様々なケースに対応できるよう準備を進めていきましょう。
9. 敷金・保証金について
賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金といった名目で賃料の数ヶ月分が必要となります。この費用は、基本的には賃料滞納時の担保や退去時の原状回復費用に充当するものとしての意味合いも持ちます。額面や退去時の返還方法、償却方法等のルールは、物件や不動産管理会社等によって異なるため、どのような用途でいくら必要なのかや、扱いに関する取決めをしっかりと確認しておくことが必要です。
現オフィスでも当然敷金や保証金を預けているはずですが、解約に伴う必要費用を差し引いた残額の返還等はどうなっているのか余裕を持って確認しておくことが必要です。
10. 賃料に含まれる範囲の確認
専有部分として借りられる範囲を確認しておくことが必要です。
共用廊下の照明やエレベーター、トイレ等オーナーや管理会社で負担する範囲はどこまでなのかも確認しておきます。（物件によってはバルコニー部分も専有として対象になる場合があります。）
賃料の改定等がある場合は、その際の取決めにも注意が必要です。どのタイミングで連絡をもらえるのか、旧、新賃料の差額は敷金や保証金にも影響するのか等も確認しておくことが大切です。
11. 設備利用や工事に関する条件
空調設備やオフィス自体の利用時間に制限を設けられている場合もありますので、契約までに内容を把握し自社の業務内容に不都合が無いか確認しておくことが必要です。
物件によって、ビル管理会社が工事内容を把握しておく為等の理由から電気・内装等の工事会社を指定される場合があります。予算の算出にも影響がありますので指定業者の有無も契約前に確認しておくことが必要です。
12. レイアウトプラン
物件が決まったらいよいよオフィス内のレイアウトを検討します。各部署の責任者等から要望を確認し効率的な配置を決めていきます。その際、様々な人の意見が交錯する為、移転プロジェクトの責任者の他にレイアウト担当を決めておくことでスムーズにレイアウトを確定していくことが可能です。 代表的なレイアウトとして、役員室や会議室等同フロアに個室を設ける場合は、空調設備の新設が必要になる場合があります。コストを抑える為に、様々なアイデアが必要となってきますので、専門家へアドバイスを依頼することをお勧めします。また、将来の組織構成も加味し、レイアウトの変更を行う際に大掛かりな工事が不要になるように当初のレイアウトは慎重に決めていくことも考慮しておいて下さい。
13. ネットワーク関連
殆どの企業様では社内LAN等のネットワーク構築が当たり前となっておりますが、特にサーバーを設置している場合は、サーバーの設置場所、配線、空調等の設備工事が必要となります。特に部屋として設ける場合は、設置場所によりレイアウトへの制限が掛かる場合もあります。
サーバーの移設や新設には、細心の注意が必要となる為、規模により計画から実施まで一ヶ月単位で時間が掛かることもあります。これらの移設や新設には、社内の情報システム担当者もしくは依頼している情報システム会社へ早めに移転計画を打診しレイアウトや、移転に必要な時間と費用を確認しておくことが大切です。
14. 防災・防犯面への配慮
レイアウトというと平面上の業務効率やファイル量に意識が集中しがちですが、防災・防犯面への配慮も必要です。火災報知器やスプリンクラーのある箇所への個室配置もしくは火災報知器等の増設、緊急避難時に妨げにならないような家具の配置や導線の確保も必要です。
近年では、個人情報保護法が制定され、セキュリティー面に関してはこれまで以上の配慮が必要となっております。対象となる企業様は注意が必要ですので、社内確認も忘れずに行ってください。
前述のレイアウト同様、専門家へアドバイスを依頼することをお勧めします。
- オフィス移転は何から手をつければいいですか？
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会社様によって様々ですので、一概には言えませんが費用の算出を行うべきですね。
そのためにも、専門家へご相談いただくことをお勧めします。 - オフィス移転は一人でできますか？
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難しいと思います。何故なら移転業務を行うには日々の業務を犠牲にするしかありません。
仮に営業職の方であれば、結果が？？？となるのは目に見えています。
多少の費用は掛かりますが、専門家のサポートをご依頼するべきですね。 - オフィス移転の期間はどれくらいかかりますか？
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一般的には移転を決めてから早くて３か月、統合移転等の大規模移転ですと１年は掛ります。
(ほとんどの賃貸物件は解約予告が６か月～というのも理由の一つです。) - 事務所（オフィス）を探したいのですが、どうしたら良いですか？
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オフィスビルは、一般住宅と違い募集を公にしない掘り出し物が多数存在しますので、
弊社にて厳選した不動産会社様を無償にてご紹介させていただきます。 - 不用なデスク、チェアなどはどうすればいいですか？
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移転時に引取廃棄するのが一般的ですが、使用年数や商品によっては、買取も可能ですので、
まずはご相談ください。 - 一度、見にきてもらえませんか？
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弊社対応可能エリア(東京・千葉・埼玉・神奈川)の範囲内であれば、ご都合の宜しい
日時に伺わせていただきます。上記以外のエリアに関しましても、ご相談に応じます
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